3-5 時間管理教學提醒每日工作備忘

Evernote 時間管理教學，比鬧鐘更有用提醒每日工作備忘

常常有朋友問我，怎麼在 Evernote 裡使用時間提醒？ Evernote 目前並沒有內建任何鬧鐘或行事曆通知功能，但是當你把一些重要工作任務寫入筆記後，就會希望這些筆記還能適時提醒你去完成這些事情。

老實說，比起那些正在忙碌時忽然插入的預排通知，比起那些響了常常還是會被按掉的鬧鐘（相信很多人起床時都有類似經驗？或者你無視了多少行事曆預排的工作時間？），我更相信自己「主動」在「每次有空時」去挑出「現在想做、該做」的事情，更容易產生執行力。

真正要提醒的不是時間，而是應該做什麼事情。

所以 Evernote 需要的不是鬧鐘，而是一個具備「警告提醒」、「重要性排序」功能的 To-do List 待辦清單。雖然目前的 Evernote 沒有直接做出這個功能，但只要活用在 Windows 版上的「我的最愛列」，一樣可以滿足每日重要工作的備忘與提醒需求！

我自己最常使用 Evernote 的時間是在辦公室、家裡的桌上型電腦，我把重要的工作資料研究、專案任務管理都交給 Evernote，所以只要一開機，我甚至預設直接啟動 Evernote ，打開我整理好的工作平台。

而這時候，Windows 版 Evernote 上方的「我的最愛列」，就變成了這個工作平台上的「時間管理」工具，幫助我工作時提醒注意事項、追蹤執行進度、檢查細節有無遺漏等等。

今天這篇文章，就是要分享我自己的實際使用心得。

關於「我的最愛列」的詳細操作可以參考：「Evernote windows版更新，自訂我的最愛常用筆記快捷列」。

操作其實很簡單，就是類似書籤列的功能，讓你把筆記、分類、標籤或屬性添加到工具列上，而我這邊則是從「備忘提醒」的時間管理概念來使用這條我的最愛列。

進入正題前，首先我會把「我的最愛列」預設的「記事本」連結拿掉，因為通常左方就是所有記事本分類了，不會再從這個連結選單去選取。

倒是「標籤選單」可以保留下來，因為原本的標籤位置在左下方，通常會超出視窗外，所以直接用選單選的話比較快。

關於分類與標籤的使用方法可以參考：Evernote 筆記分類與標籤心得教學：建立會翻開的抽屜。

• 1.提醒自己專注在執行中的工作專案

我在 Evernote 裡為了現在與未來要執行的不同工作專案，建立了不同的研究與執行資料庫，多個筆記分類混在一起辨識不易，所以我會把「目前正在執行的首要工作專案」的資料夾拖曳到「我的最愛列」。

這樣一來「我的最愛列」就能每天提醒我當下最重要的工作項目，並且讓我更快速使用其資料。

• 2.提醒立刻處理緊急任務

我會把必須在今天執行或儘快完成的任務筆記，加上「!01.today」的標籤（前面的特殊符號與數字是為了排序），然後把「!01.today」的標籤拖曳到「我的最愛列」中。

這就提醒我隨時點擊「我的最愛列」中的「!01.today」，因為這裡面是我必須立刻執行的工作。

• 3.提醒追蹤重要專案進度

我會把一些很重要但是需要比較長時間執行的任務筆記，通常是我常常說的「工作專案管理筆記」，加上「!03.working」的標籤。

我也會把這個標籤拖曳到「我的最愛列」，當每日處理完「!01.today」的緊急任務後，「我的最愛列」就提醒我要打開「!03.working」標籤，每天都要檢視與分派那些正在長期執行中的重要任務的最新進度。

• 4.提醒反覆檢查容易犯的錯誤

一些工作上需要重複執行的流程，反而最容易因為疏忽而犯錯，一旦我在工作上犯了哪個大錯誤時，我就會把錯誤寫入 Evernote 筆記中，並且加上「下次工作記得」的標籤。

而這個「下次工作記得」的標籤一樣放入「我的最愛列」，每次工作執行到收尾階段時，這個標籤就提醒我要打開來再檢查一次，透過比對裡面的犯錯筆記，來避免上次犯過的錯誤這次又再度發生了！

• 5.隨時激勵自己要自我提昇

所謂的提醒如果都只是逼自己去工作就太無聊了，有時候也應該提醒自己去做一些真正可以自我提昇的事情。例如我會把一些想學的新玩意，筆記到 Everntoe 中並且加入「很想試試看」的標籤。

同樣的我會把這個「很想試試看」的標籤，放到「我的最愛列」，這樣無論下面的筆記怎麼雜亂，起碼最上方總是會有一個提醒，告訴我有空時應該做一些讓自己成長的學習。

• 6.提醒定期清空收集籃

我鼓勵大家使用 Evernote 時就是隨手記錄，不需要花太大心力整理，有任何想法靈感或是瑣事任務，都直接快速記入 Evernote 當中。只是，我們需要每天結束前花一點點時間，把這個收集籃裡的東西清理一下。

有可能是早上隨手記下的備忘，有可能是公車上想到的點子，有可能是隨手剪貼的某份工作資料，要怎麼在 Evernote 裡提醒自己要回頭整理這些臨時記下來的內容呢？

很簡單，把左下方「屬性」裡的「已建立」－「起始時間」－「昨日」，拖曳到「我的最愛列」，我每天晚上點擊這個「我的最愛列」上的提醒，就能看到這兩天收集起來的「新」筆記，而這就是最好的備忘提醒，讓我不會遺忘去執行一些新鮮的任務、點子。

例如我自己會把一些「想要稍後閱讀」的網路文章剪貼到 Evernote 中，而這個備忘提醒，就能告訴我趕快去把這兩天收集的內容讀完或清空（反正不清空以後也不會讀了）。

• 7.提醒檢查今日工作軌跡

有時候我會想要檢查看看今天做了哪些工作？反省看看哪些今日執行的任務還有缺失遺漏？這也能用 Evernote 來提醒。

只要把「屬性」－「最後修改」－「起始時間」－「今日」加入到「我的最愛列」，同樣的每日工作尾聲時，我就打開這份清單，裡面出現的就是今天我有修改、新增、刪減內容的筆記，而這就是我的今日工作記錄了！

除了能夠借用這個功能快速找出今天工作過的資料外，也可以成為提醒自己檢討今日工作過程的憑藉，只要你像我一樣把工作都關聯到 Evernote 的話。

• 8.提醒檢查是否遺漏瑣碎細節

一件工作通常都伴隨很多瑣碎的細節，但這也是工作過程裡最容易漏東漏西的地方，我自己會把整個工作流程步驟都變成筆記裡的「待辦事項」，透過勾選清單來「控管專案的每個環節都沒有遺漏」。

所以我會把「屬性」－「包含」－「未完成的待辦事項」加入「我的最愛列」，以後只要檢查這一項，就可以快速找出那些尚未勾選的瑣碎步驟，如果有工作還沒勾選，表示可能遺漏去執行了，而這就是一個很好的備忘檢查。

• 小結：

只要再把筆記的排序方式，改成「已更新」、「反轉排序順序」，那麼就能在每種筆記清單裡優先看到最近編輯過、工作過的筆記。結合上述「我的最愛列」設計，這樣 Evernote 就能具備「比鬧鐘更有用」的時間管理功能囉！

推薦大家試試看，或者分享你在「我的最愛列」或 Evernote 筆記時間管理上的相關心得。